Voor veel zelfstandige trainers en consultants is ontspannen genieten vaak niet haalbaar. Doordat ze zoveel ballen in de lucht moeten houden, hebben ze het constant (veel te) druk. De vakantieperiode is dan net de tijd om alle achterstanden in te halen. Als dat al lukt tenminste. “Kan dat niet anders?” hoor ik veel klanten roepen als ze – soms de wanhoop nabij – bij ons aankloppen. En het goede nieuws is:
“Ja!” Je kunt jezelf omvormen naar trainer of consultant 3.0
Wat is dat nou weer, vraag je je misschien af. Ik zal het aan de hand van een praktijkvoorbeeld uitleggen.
Bart (niet zijn echte naam) is zelfstandig trainer, consultant en interim manager bij grote multinationals.
Hij helpt daar met reorganisaties. Concreet betekent het: veel 1 op 1 consultancy, vergaderen met teams op meerdere locaties, ook in het buitenland, training geven over nieuwe procedures en geautomatiseerde systemen en de rechter hand zijn van HR-managers die proberen om alle neuzen dezelfde (nieuwe) kant op te krijgen.
Bart verdient goed. (Veel) meer dan gemiddeld.
Maar toch knaagt er iets. Hij heeft niet de rust om van zijn welverdiende inkomsten te genieten. Ondanks dat hij op kantoor een secretaresse heeft, een parttime kracht die de boekhouding doet, iemand die zijn website bijhoudt en freelance trainers die hij regelmatig inhuurt om hem te assisteren.
Bart is de spil in het web en verantwoordelijk voor té veel zaken.
Dingen die hij niet of moeilijk kan uitbesteden aan anderen, zoals overleg met opdrachtgevers, het schrijven van maatwerk offertes, het maken van rapporten, het beschrijven van standaard procedures en nog veel meer. Ondanks dat hij zijn eigen consultancybedrijf heeft, is de vrijheid ver te zoeken. Terwijl dat toch 10 jaar geleden een heel belangrijke reden was om voor zichzelf te beginnen.
Ik heb Bart leren kennen toen hij een vrijblijvend strategiegesprek aanvroeg.
Tijdens zo’n gesprek kijken we eerst waar de ondernemer of het bedrijf nu staat, wat de doelen en visie zijn en krijgt de ondernemer tips om meteen in de praktijk stappen te zetten. In zijn geval bleek dat hij nog veel face-to-face deed met tijdverlies in de vorm van reizen (auto, trein of vliegtuig), dat hij nauwelijks iets geautomatiseerd had en heel veel maatwerk leverde.
Voor zijn opdrachtgevers was dat prachtig.
Want die kregen heel veel “Bart” voor hun geld: een kundige, flexibele zelfstandige trainer, die op verschillende manieren inzetbaar was en niet keek op een uurtje meer of minder als dat nodig was.
Voor Bart zelf was het minder prachtig.
Werkdagen van 12-14 uur waren geen uitzondering. Dat kwam niet alleen door het vele reizen, maar ook door het maatwerk dat hij leverde. In iedere situatie moest hij het wiel grotendeels opnieuw uitvinden. Zijn manier van werken was niet efficiënt.
Samen hebben we gekeken wat hij kon verbeteren.
Daar kwamen 3 aandachtsgebieden uit voort:
- Specialiseren
- Standaardiseren
- Digitaliseren
1. Specialiseren
Doordat Bart een echte generalist was, had hij van heel veel verschillende zaken verstand. Daarmee schermde hij ook bij zijn toekomstige opdrachtgevers. Hij zag het als een USP (Unique Selling Point). En dat werkte: het leverde hem uitdagende opdrachten op waarbij hij al zijn talenten, zijn kennis en vaardigheden kon inzetten.
De keerzijde: hij moest op al die terreinen constant up-to-date blijven. En met het tempo waarin alles binnen zijn vakgebied veranderde was dat bijna onbegonnen werk.
Niche
Dat zag Bart uiteindelijk ook wel in. Maar nu moest hij iets doen waar hij moeite mee had: keuzes maken. Toch heeft hij die stap gezet. Hij heeft gekozen voor 1 specifieke doelgroep met 1 belangrijk probleem waarvoor hij bewezen oplossingen heeft.
Hierdoor hoeft hij niet meer alles te weten en kan hij met een gerust hart opdrachten weigeren omdat hij weet dat dit ruimte maakt voor nieuwe, beter passende klussen.
In deze tijd gaan opdrachtgevers op zoek naar specialisten: “Welke consultant of trainer heeft er veel ervaring met het oplossen van dit probleem, in onze branche?” Bijkomend voordeel: de opdrachtgevers zijn bereid om hogere tarieven te betalen voor die expertise.
2. Standaardiseren
Nadat hij gekozen had voor een duidelijke niche, werd het tijd om te werken aan efficiency.
In plaats van altijd maar maatwerk aan te bieden, op basis van uren of projecten, heeft hij zijn ‘signatuur systeem’ ontwikkeld. Dat is een unieke methode die gericht is op het resultaat voor de klant. In de praktijk komt het neer op een combinatie van face-to-face tijd en online activiteiten. (zie: Waarom maatwerk dienstverlening je groei belemmert) Door alles goed te documenteren kan Bart ook anderen inhuren die zijn methode uitvoeren. En door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die internet biedt, creëert hij veel meer vrijheid voor zichzelf.
3. Digitaliseren
Ook dit was even wennen voor Bart. Hij had het altijd zo druk gehad, dat de digitale revolutie (gedeeltelijk) aan hem voorbij was gegaan. Natuurlijk gebruikte hij e-mail (zeer) intensief, met klanten en medewerkers, en privé was hij regelmatig met Whatsapp en Facebook in de weer. Maar wat er verder mogelijk was, vooral op zakelijk gebied, daar had hij zich nog niet in verdiept.
We zijn gestart met het opzetten van een eigen online leeromgeving (LMS) voor Bart. Elke opdrachtgever heeft daar zijn eigen ruimte met trainingen voor de medewerkers, een vaste plek voor het opslaan van procedures en het snel laten toetsen van de kennis. Daarmee onderscheidt hij zich van zijn concurrenten en biedt hij meer flexibiliteit aan zijn klanten. Ook heeft hij een webinarsysteem aangeschaft. Dat gebruikt hij om kennis over te dragen, projecten te presenteren en online te vergaderen. Dit onderdeel alleen al heeft hem en zijn opdrachtgevers (en het milieu) enorme besparingen opgeleverd.
Al deze activiteiten hebben natuurlijk wat tijd en investering gekost.
Maar die heeft hij al dubbel en dwars terugverdiend. Bart is zelfs zo enthousiast geworden dat hij van plan is om minder in-company te gaan werken en meer open trainingen te gaan aanbieden. Dat levert hem nog meer vrijheid op, want dan bepaalt hij zelf zijn agenda en niet de opdrachtgever. Bovendien kan hij zijn trainingen in een blended vorm geven (combinatie online en offline), waardoor hij onafhankelijker wordt van plaats en tijd.
