mail opschonen

De meesten van ons kennen het wel: je bent een tijd offline geweest tijdens je vakantie en bij terugkomst wacht je een vervelende verassing: je inbox bevat honderden mails die je allemaal moet doorwerken. Weg is dat lekkere vakantiegevoel. Hieronder staat een aantal tips die ik zelf ook gebruik en waarmee ik alles snel weer op orde heb.

 

Tip 1: een goede voorbereiding

Als je net terug bent en tip 1 niet zelf al had uitgevoerd, ben je er nu te laat mee, maar neem het dan mee voor de volgende vakantie:

Zorg dat je tijdens je afwezigheid niet teveel mail krijgt.
Dat kun je doen door een “out of office” bericht te maken (ook als je geen bedrijfsnetwerk hebt en niet met Microsoft Exchange werkt). Geef als datum van terugkomst minimaal 1 dag LATER aan dan in werkelijkheid. Dit geeft je een hele dag extra om je mail (en de rest) bij te werken.

Daarnaast kun je bij de meeste e-mail programma’s regels maken, waarmee je b.v. nieuwsbrieven naar een bepaalde map stuurt.

En als je veel CC’s van je collega’s krijgt, vraag dan om dit tijdens je vakantie alleen te doen als het echt niet anders kan.

Tip 2: terug op kantoor: mails uit beeld zetten!

De eerste stap die ik zelf altijd zet is een nieuwe map aanmaken (b.v. Nog bekijken) en daar ALLES (b.v. met CTRL-A) uit je inbox naartoe slepen. Ha, dat lucht op! Zo zorg je ervoor dat je in alle rust de oude berichten kunt doorwerken en dat alleen nieuwe berichten, die het meest relevant zijn, in je inbox terecht komen.

Tip 3: sorteren, selecteren, verwijderen

Ga nu aan de slag in de map Nog bekijken. Sorteer eerst eens op afzender. Nu staan alle mails van een bepaalde afzender bij elkaar. Misschien zie je zo al heel veel mails die direct verwijderd kunnen worden. Is er nog een mail die je moet beantwoorden? Of heeft veel zich in de loop der tijd vanzelf opgelost?
Vaak is dat het geval. Alles wat je nog moet beantwoorden zet je in een aparte map (b.v. Nog beantwoorden).

Tip 4: gebruik vlaggetjes en herinneringen

Natuurlijk moet er actie worden genomen op de mail in de map Nog beantwoorden. Maar dat hoeft normaal gesproken niet allemaal tegelijk en ook niet meteen. Zorg er dan voor met behulp van vlaggetjes en herinneringen (Outlook) dat je van het systeem een melding krijgt wanneer je de mail wilt beantwoorden. In Gmail kun je gebruik maken van labels en ‘Snoozen’.

 

Als je deze tips gebruikt, hoef je niet meteen in de stress te schieten de eerste dag na je vakantie. Probeer dat lekkere relaxte gevoel zolang mogelijk vast te houden.

Hoe is de eerste dag na de vakantie voor jou? Heb je zelf tips om snel je mail te verwerken? Misschien wil je wel een tip delen in het commentaarvenster hieronder.

Deze e-mail tips zijn natuurlijk handig voor iedereen die zakelijk bezig is. Wil je tips die speciaal zijn gericht op het maken, verkopen en succesvol implementeren van online trainingen en je eigen online leeromgeving? Schrijf je dan in voor de E-learning Tips en trucs. Video’s, checklists en andere nuttige content waar je direct je voordeel mee kunt doen!

 


Geef een reactie